Lleoliad:
Ystafell Gynhadledd 4B - Tŷ Hywel
Dyddiad: Dydd Llun, 8 Mehefin 2015
Amser: 11:00-13:00
|
Categori |
Enwau |
|
Aelodau: |
Eric Gregory (Cadeirydd) Hugh Widdis David Melding AC, y Dirprwy Lywydd |
|
Swyddogion: |
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc, a'r Swyddog Cyfrifyddu Dave Tosh, Cyfarwyddwr Adnoddau Gareth Watts, Pennaeth Archwilio Mewnol Nicola Callow, Cyfarwyddwr Cyllid Ann-Marie Harkin, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) Matthew Coe, Swyddfa Archwilio Cymru (SAC) Sulafa Thomas, Pennaeth Ysgrifenyddiaeth y Comisiwn/Trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad (Eitem 10) Kathryn Hughes, Clerc y Pwyllgor Buddug Saer, Dirprwy Glerc y Pwyllgor |
|
Ymddiheuriadau: |
Keith Baldwin (Cynghorydd Annibynnol ac Aelod o'r Pwyllgor) Angela Burns (Aelod Cynulliad a Chomisiynydd) |
1.0 Eitem 1 – Cyflwyniadau, ymddiheuriadau a datgan buddiannau
1.2 Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod gan ddatgan ei fod ar hyn o bryd yn Gyfarwyddwr Anweithredol ar y Rhaglen Trawsnewid Cofrestru Etholiadol.
1.3 Dywedodd David Melding ei fod yn Ymddiriedolwr ar gyfer Cynllun Pensiwn Aelodau Cynulliad Cenedlaethol Cymru.
1.4 Ni chafodd unrhyw fuddiannau eraill eu datgan.
2.0 Eitem 2 - Cofnodion a materion sy’n codi
ACARAC (28) Papur 1 - Cofnodion y cyfarfod ar 20 Ebrill 2015
ACARAC (28) Papur 2 – Crynodeb o gamau gweithredu
2.1 Cytunwyd ar gofnodion y cyfarfod ar 20 Ebrill 2015.
2.2 3.8 Diogelwch - Cadarnhaodd Dave Tosh fod Heddlu De Cymru yn hapus i gynnal sesiynau briffio cyfrinachol ar fygythiadau posibl. Awgrymodd y Pwyllgor y dylai Dave sicrhau ei fod ef a Heddlu De Cymru yn deall ei gilydd yn glir o ran dulliau o gyfathrebu a chofnodi sesiynau briffio o'r fath.
Archwilio Mewnol
3.0 Eitem 3 - Y Diweddaraf am Archwilio Mewnol
ACARAC (28) Papur 3 - Adroddiad Cynnydd ar Archwilio Mewnol
3.1 Rhoddodd Gareth y wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am weithgarwch ers cyfarfod mis Ebrill. Penderfynwyd ar gwmpas terfynol yr archwiliad caffael a bydd adroddiad yn cael ei lunio dros yr haf.
3.2 Gofynnodd y Pwyllgor pa weithgarwch sydd wedi'i gynllunio ar gyfer mis Ionawr 2016 - 'Astudiaeth o Werth am Arian o ran Defnyddio Ystâd y Cynulliad', yn sgil cynigion i edrych yn ehangach ar effeithlonrwydd busnes. Esboniodd Gareth fod hyn yn gysylltiedig ag un o flaenoriaethau allweddol Comisiwn y Cynulliad. Byddai Dave Tosh a Mike Snook yn arwain y gwaith hwn, a fyddai'n bwydo i mewn i'r adolygiad ehangach o effeithlonrwydd busnes. Holodd y Pwyllgor hefyd am ganlyniadau'r gwaith o feincnodi’r Datganiad Llywodraethu yn erbyn canllawiau SAC. Esboniodd Gareth fod y gwaith yn dangos bod yr holl ganllawiau wedi cael eu hystyried.
3.3 Dywedodd Nicola Callow wrth y Pwyllgor fod y Bwrdd Buddsoddi ac Adnoddau (BBA) a Keith Baldwin wedi craffu ar achos busnes prosiect y system cyllid newydd. Byddai achos busnes diwygiedig yn cael ei gyflwyno i'r BBA cyn yr ymarfer caffael.
4.0 Eitem 4 - Yr Adroddiad Archwilio Mewnol diweddaraf
ACARAC (28) Papur 4 - Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol
4.1 Roedd y Pwyllgor o’r farn bod yr adroddiad yn asesiad da o’r gwaith a wnaed gan Gareth yn ystod y flwyddyn. Roedd Aelodau'r pwyllgor wedi’u calonogi o weld y fforymau a’r digwyddiadau yr oedd wedi’u mynychu yn ddiweddar a’i ymagwedd ragweithiol wrth geisio dod o hyd i gysylltiadau ac enghreifftiau o arfer da. Cytunodd Gareth i rannu'r dulliau arfer gorau hyn â'r Pwyllgor.
Camau gweithredu
- Gareth Watts i rannu ei brofiadau o arfer gorau ym maes archwilio mewnol yn y sector cyhoeddus
5.0 Eitem 5 - Fframwaith Asesu Ansawdd yr adran Archwilio Mewnol
ACARAC (28) Papur 5 - Fframwaith Asesu Ansawdd - papur eglurhaol
ACARAC (28) Papur 6 - Fframwaith Asesu Ansawdd
5.1 Rhoddodd Gareth grynodeb i’r Pwyllgor o ganlyniadau hunanasesiad yn erbyn Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella yr adran Archwilio Mewnol, a gynhaliwyd yn unol â gofynion Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.
5.2 Soniodd am ei waith i godi proffil Archwilio Mewnol yn y sefydliad ac roedd yn teimlo bod prosesau ymgysylltu wedi gwella ers iddo gael ei benodi. Roedd angen cynnal ymarfer cwmpasu cyn ystyried llwybrau caffael a chyflenwyr posibl i gynnal adolygiad allanol.
5.3 Roedd y Pwyllgor yn ddiolchgar i Gareth am y wybodaeth ac yn croesawu ei awgrym y gallai roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor am gynnydd yn erbyn camau gweithredu yn y dyfodol. Hefyd, croesawodd aelodau'r Pwyllgor ei ddull hunanfeirniadol.
Camau gweithredu
- Gareth Watts i roi diweddariadau rheolaidd ar gynnydd yn erbyn y camau gweithredu a geir yn Fframwaith Asesu Ansawdd yr adran Archwilio Mewnol.
6.0 Eitem 6 - Adroddiad Blynyddol ar Dwyll yr adran Archwilio Mewnol
ACARAC (28) Papur 7 - Adroddiad Blynyddol ar Dwyll yr adran Archwilio Mewnol
6.1 Roedd yr adroddiad hwn yn rhoi crynodeb i’r Pwyllgor o'r un achos o dwyll, a nodwyd ym mis Mai 2014. Byddai digonolrwydd y rheolaethau sydd ar waith, y gwaith a wnaed i godi ymwybyddiaeth staff o risgiau twyll ac i sefydlu meysydd i ganolbwyntio arnynt o ran ymdrin â risgiau twyll yn cael eu hasesu dros y flwyddyn nesaf.
6.2 Rhoddodd Ann-Marie Harkin a Matthew Coe wybod i’r Pwyllgor bod SAC wedi paratoi holiadur cyffredinol am ymdrin â thwyll ar gyfer ei holl gleientiaid. Byddai copi yn cael ei anfon at Claire Clancy.
6.3 Pan holwyd Gareth sut y mae’r Comisiwn yn cael gwybodaeth am dwyll, cadarnhaodd fod TIAA a SAC yn rhoi gwybodaeth i’r Comisiwn yn rheolaidd am ddigwyddiadau o ran twyll.
6.4 Cytunodd y Pwyllgor y dylai Gareth archwilio rôl yr Awdurdod Twyll Cenedlaethol a mynd ati’n rhagweithiol i rannu gwybodaeth yn y dyfodol.
Camau gweithredu
- Gareth Watts i gysylltu â SAC er mwyn sicrhau bod gwybodaeth a chysylltiadau o ran twyll yn cael eu rhannu, yn enwedig gyda'r Awdurdod Twyll Cenedlaethol.
Archwilio Allanol
7.0 Eitem 7 – Y diweddaraf am waith hyd yma a chynnydd
ACARAC (28) Papur 8 - Diweddariad SAC Mehefin 2015
Ystyried canfyddiadau archwiliadau allanol (sy'n dod i'r amlwg) ar gyfer blwyddyn ariannol 2014-15 (diweddariad llafar)
7.1 Rhoddodd Ann-Marie a Matthew wybod i’r Pwyllgor mai dim ond newydd ddechrau roedd y gwaith o archwilio’r cyfrifon, ac nad oedd unrhyw wendidau perthnasol i'w nodi hyd yma.
7.2 Soniodd Ann-Marie am gymhlethdod y cyfrifon a dywedodd y byddai'n gweithio gyda Nicola i’w cyflwyno mewn ffordd symlach.
Camau gweithredu
- Adolygu cyfleoedd i symleiddio strwythur y cyfrifon a rhannu casgliadau ag ACARAC (SAC/Nicola Callow).
Trefniadau Llywodraethu’r Comisiwn
8.0 Eitem 8 - Adroddiad Blynyddol Drafft a Datganiad Cyfrifon 2014-15
ACARAC (28) Papur 9 - Adroddiad Blynyddol Drafft a Datganiad Cyfrifon 2014-15
8.1 Cafwyd trafodaeth helaeth am yr adroddiad blynyddol a’r datganiad o gyfrifon. Cafodd yr adroddiad ei gymeradwyo gan y Pwyllgor a gwaned yr awgrymiadau canlynol:
· Gellid croesgyfeirio’r adroddiad DPA i ddangos tystiolaeth o’r cyflawniadau allweddol o ran perfformiad.
· Roedd angen ymhelaethu ar y broses o newid i drefniant TGCh mewnol.
· Gellid ehangu ar yr Adolygiad Effeithlonrwydd Busnes.
· Dylid amlygu’r llwyddiannau o ran Gwerth am Arian, ond hefyd sôn am y lefelau gwell o wasanaeth.
· Mae angen bod yn glir o ran pryd y gellir trosglwyddo arbedion o un flwyddyn i’r nesaf, a phryd y dylid dod â chostau yn ôl i’r llinell sylfaen.
· Defnyddio dyfyniadau cadarnhaol o ganlyniadau arolygon staff ac Aelodau'r Cynulliad os oes rhai ar gael.
· Sicrhau bod yr adran ar golledion yn cael ei hegluro’n llawn.
8.2 Derbyniodd swyddogion y sylwadau a byddai fersiwn terfynol yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Gorffennaf.
9.0 Eitem 9 – Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol
ACARAC (28) Papur 10 - Adroddiad ar Risgiau Corfforaethol
ACARAC (28) Papur 10 - Atodiad A - Adroddiad Cryno ar Risgiau Corfforaethol
ACARAC (28) Papur 10 - Atodiad B – Nodi Risgiau Corfforaethol
9.1 Rhoddodd Dave a Claire adborth ar yr ymarfer parhad busnes diweddar a gynhaliwyd gan y timau ymateb strategol a thactegol. Roedd y gwersi a ddysgwyd wrth ymarfer rhoi’r cynllun ymateb i ddigwyddiad ar waith yn cael eu nodi. Yn y trafodaethau cychwynnol, nodwyd bod angen profi'r cynllun ymhellach gan gynnwys Aelodau'r Cynulliad, y Comisiynwyr a rhanddeiliaid allanol.
9.2 Roedd y Pwyllgor wedi’u calonogi o glywed y canlyniadau ac yn croesawu’r cynlluniau i gynnwys Aelodau'r Cynulliad a Chomisiynwyr mewn ymarferion yn y dyfodol. Pwysleisiodd aelodau'r Pwyllgor pa mor bwysig oedd yr hyblygrwydd i alluogi swyddogion i addasu i amgylchiadau a chyfyngiadau digwyddiadau penodol.
9.3 Ystyriodd y Pwyllgor Gofrestr Risg Gorfforaethol y Comisiwn, gan nodi’r newidiadau a holi am y nifer fach o risgiau sy'n weddill. Awgrymodd aelodau’r Pwyllgor hefyd y dylid ystyried nodi risgiau a allai gael effaith fawr, fel trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad a newid cyfansoddiadol.
9.4 Rhoddodd Dave Tosh sicrwydd i'r Pwyllgor y byddai'r Bwrdd Rheoli yn cynnal adolygiad llawn o’r risgiau cyfredol a rhai sy'n dod i'r amlwg cyn bo hir, gan gynnwys risgiau statig.
Camau gweithredu
- Ar ôl trafod yng nghyfarfod y Bwrdd Rheoli, cyflwynir cofrestr risg wedi'i diweddaru yng nghyfarfod mis Tachwedd, a bydd y fersiwn honno’n ystyried y meysydd a nodwyd gan y pwyllgor.
10.0 Eitem 10 - archwiliad beirniadol o un o'r meysydd o ddiddordeb a nodwyd (Trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad)
ACARAC (28) Papur 11 - Trosglwyddo i'r Pumed Cynulliad
ACARAC (28) Papur 11 - Atodiadau 1-4
10.1 Esboniodd Sulafa Thomas y dull sy'n cael ei fabwysiadu, sef trin cymaint o’r gwaith trosglwyddo â phosibl fel busnes fel arfer, ond gan sicrhau gwelededd clir ar draws yr ystod lawn o waith. Roedd ffrydiau gwaith wedi cael eu nodi ac roedd yr unigolion perthnasol yn gweithio ar amcangyfrif y gofynion o ran adnoddau. Roedd y gwersi a ddysgwyd o'r broses o drosglwyddo i'r Pedwerydd Cynulliad wedi cael eu hadolygu ac roedd Sulafa’n croesawu’r cynnig o drafod profiadau yn ystod etholiadau blaenorol gyda Hugh Widdis.
10.2 Roedd y Pwyllgor yn fodlon ar y manylion a gyflwynwyd yn y papurau, a'r dibyniaethau a’r gwaith rhyngweithio clir a restrwyd, ond yn sgil profiadau rheoli prosiect diweddar, roedd angen diffinio'r prosiect (gan gynnwys rolau a chyfrifoldebau) yn unol â methodoleg safonol y Comisiwn.
Camau gweithredu
- Diffinio rôl a chyfrifoldebau’r Prif Swyddog Cyfrifol ar gyfer Trosglwyddo i’r Pumed Cynulliad.
11.0 Eitem 11 - Diweddariad yn dilyn yr ymarfer Parhad Busnes ar 27 Ebrill 2015 (diweddariad llafar)
11.1 Trafodwyd yr eitem hon o dan eitem 9.
12.0 Eitem 12 - Papurau i'w nodi ac unrhyw faterion eraill
ACARAC (28) Papur 12 - Crynodeb Ymadawiadau
ACARAC (28) Papur 13 - Y flaenraglen waith
12.1 Nododd y Pwyllgor un achos o ymadael â'r gweithdrefnau caffael arferol.
12.2 Byddai blaenraglen waith ddiwygiedig yn cael ei pharatoi gan y tîm clercio a’i chyflwyno i'r Pwyllgor ym mis Gorffennaf.
Cynhelir y cyfarfod nesaf ar 6 Gorffennaf 2015.